営業事務タスクをGoogleで

営業事務作業が見えない?

営業事務として見積書や請求書を作成しお送りする、地図データ準備などあります。
この仕事は担当者複数名で行っています。
月100件~200件程度の仕事があり、複数名で行うことで各自がどれくらい仕事を持っているか把握が難しいです。
また、マネージャ、担当者どおしのコミュニケーションも多くなり、コミュニケーションエラーも出ていました。

Googleスプレッドシート活用

そこで各タスクの担当者、進捗、納期などをまとめてGoogleスプレッドシートで管理しています。

Googleスプレッドシートで、業務を1タスク1レコードにして記載します。納期当日になると条件付き書式で赤くセルが塗られます。要注意タスクです。
マネージャ、担当者が共有してみることができタスクの抜け漏れや、仕事の量が見えるようになりました。
非常にシンプルな道具と解決策ですが効果は抜群でした。

マネージャはタスク情報を集計しグラフ化することで毎月の傾向も見ています。

操作ミスでデータ破損!?

実は最近、このスプレッドシードの情報を間違えて複数タスクを消してしまうという操作ミスがありました。
Googleスプレッドシートはロールバックする機能もあり助かりました!
しっかり編集記録もあり、ロールバックもでき便利ですね。ちなみに操作は以下のような感じです。

  1. パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのいずれかを開きます。
  2. 上部の [ファイル] [変更履歴] [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. 右側のパネルで以前の版を選択します。
  4. 上部の [この版を復元] [復元] をクリックします。

今後は

この仕組み、3年運用しています。

納期遅れが出る前に通知するとか、業務を進める上で上長の確認をとるとか、次のステップに進みたいです。

このあたりキントーンなら簡単にできそうですね!そろそろ乗り換えを検討しています。

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