よくある大事な仕事、それは現場確認

設備は現場にある

公共施設、街路樹や街路灯、消火栓、屋外広告物。。。。管理されている設備は現地にあるのは当然ですが、その管理は適切に行わなければなりません。では「適切に利用できる」とはどういう状態でしょうか?それは、施設の情報を記した台帳の通りの状態で維持されていることと思います。例えば、街路灯であれば設置した電柱が現存しており、そこに照明灯があり、電球切れしてなく、決まった時間には道路を照らすこと。消火栓であれば、火災発生時に備え、いつでも水源として利用できること。

このために管理施設の情報は、名称や性能の情報、設置年月日や点検履歴など、たくさんの情報を記載した台帳に記録しておくことが必要です(さらに、台帳は紙でファイリングされていることも多い?)。

変化を台帳で管理する難しさ

ただ、設備はさまざまな理由から環境や状況が変わることがあります。屋外広告物であれば突風でなくなっていたり、いたずらで剝がされているかもしれません。街路灯であれば、道路工事の支障移転で電柱が別の場所にあることもあります(電柱管理者には支障移転の連絡はされますが、そこについた街路灯等にまでは連絡がこないことも)。

ちゃんと使えるためには、このような環境や状況の変化を速やかに台帳に反映していなければならないわけです。台帳に情報が記載してあると、とりあえず安心してしまいがちですが、その内容精度が悪いと十分な機能を使いきれないです。

気づけない変化があるとすると、もうそれは定期的に現場確認するしかないです。

ごく当たり前のことと思うでしょうが、台帳と現状を一致させ続けることって現場にとっては地味に大変です。

◎台帳から設備を探し出す
◎変化の状況を適切に設備の情報として修正、ときには台帳を持って行って現場確認

実際、設備を台帳情報の通りか?を確認する現場確認は大変です。なぜなら。。。街路灯では1つの地方自治体で数万個あることもあります。ファイリングされた台帳から特定の設備台帳を探し出すのも大変ですし、探した後にはそのコピーを取って、現場に行って台帳情報との違いを確認(証拠の写真撮影等々も必要かも)、そして最後は事務所に戻って台帳を修正して再度ファイリング。。。台帳のメンテナンスは大変です。

以上は、自身の地方自治体勤務での経験を思い出しながら書きましたが、みなさんのところにもこういった情報管理はないでしょうか?

現場確認作業を効率化

大切な現場確認ではありますが、量が多いときにはすべてを行うには、チームで手分けすることが大事です。そのためにクラウドの活用をお勧めします。スモールスタートで現場確認作業を効率化するならkintoneを検討してみては?と思います。

なお、サイボウズ社のホームページでは「kintoneは業務改善プラットフォーム」となっています。

kintoneは、さまざまなデータの管理をアプリで行います。アプリはノーコードで簡単に作成できて、利用者の簡単な操作でデータメンテナンスも行うことができます。台帳をkintoneのアプリにすれば「現場でスマホとかを使って台帳を確認しながらチェック、変更があるならその場で台帳修正、事務所に戻ってから台帳のメンテナンス作業はしない」が実現します。

現場確認アプリを作ってみる

① まずはアプリを作る気持ちになる

最初はポータル画面のアプリの欄の右横の”プラス”マークからスタートです(kintoneアプリストアが開きます)。

次にkintoneアプリの作り方はいくつかあります。

 A)はじめから作成
 B)Excelを読み込んで作成
 C)CSVを読み込んで作成
 D)テンプレートファイルを読み込んで作成
 E)登録済みののテンプレートから作成
 F)ほかのアプリを再利用
 G)サイボウズ社が「おすすめのアプリ」を提供してくれているのでこれを利用して作成

アプリづくりをまず始めてみたい人へのおススメは、A)で作り方の初歩的なところを練習して、G)の「すぐに使えるアプリ」を探して修正することと思います。

②すぐに使えるアプリを手に入れて、そして直す

「すぐに使えるアプリ」 はキーワード検索できますし、業務や業種で分類されているので近いしいものを探し出せれば、出来栄え80点のアプリが作れます。以下では、現場確認アプリを「建設設備巡回報告書」をキーワードで見つけて作成していく手順を示します。

建設設備巡回報告書 を探す:キーワードは”点検”

検索結果

クリックして、概要を読んで使えそうか?考える

クリックして詳細を読んで、これだと思ったら「このアプリを追加」

これだけで 「すぐに使えるアプリ」 ができました

作ったアプリは以下のような感じです。上のほうは設備の基本的な情報ですね。皆さんの管理情報に合わせてカスタマイズが必要と思います( ①で作り方の初歩的なところを練習して おけばと簡単にできます)。

その下には現場で点検した状況を記録できるように「点検箇所」「衛生設備」の状況を登録できるようになってます。写真も登録できます。(この下には「電気設備」「消防設備」「建物周辺」の情報登録もできます(これらのカスタマイズも①で作り方の初歩的なところを知っていれば簡単にできます ))。

まとめ

簡単にKintoneアプリが作れることをご理解いただけたと思います。大量の現場確認作業でもクラウド化しておけば、みんなで手分けして進捗させることができますし、確認現場ですぐ情報更新を行えば事務所に戻らず作業を減らすこともできます。

「働き方改革」の第一歩を踏む出だせそうですね。

おまけ

自分は衛生業務の点検を実際にしたことはないです。でも衛生業務の項目が尤もらしく予め設定されるところに驚きました。アプリを作る人が、業務に関する知識が少なくても or 無くても。。。作れるからです。「構内汚染度」という言葉や「害虫の発生」といった点検項目が設定されていることに驚きました。

サイボウズ社のいう 「kintoneは業務改善プラットフォーム」とはこんなところに凄さがあります。

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