私の電話対応のお悩みとして、うまく相手の名前が聞き取れないことがあります。
特に、入社してまだ取引先の名前が覚えてないという時は大変でした。
担当者へ引き継ぐときにうまく伝わらず、ニュアンスにより理解してもらえればよいのですが、さっぱり嚙み合わない時も多々あり。
何か対策はないかと考えたとき、顧客情報を見ようと結論に至りました。
お客様情報を顧客管理システムで管理しています。
当社では使用顧客管理システム：株式会社NIコンサルティング、Sales Force Assistant 顧客創造Rを利用しています。
この顧客管理システムで電話最中や、引継ぎする間に名前を検索してお取引があるか、正しい名前をサッと調べられます。名前の表記も正しくわかるので伝言を残す時も正確に対応できます。
この検索、左上の検索窓にフリーワードで行うことができます。会社名の一部でも、読み方でも、人の名前でも、電話番号でもいけるのがGoogle検索みたいで便利です。
住所、パーソン情報、案件、売上情報なども登録されているため、この点も強味だと感じています。
情報の登録を随時行っているので対応できています。
その外にもお客様に何度もお名前を聞いてしまう失礼や、
セールス電話で担当者へ変わって手を煩わせることを減らせました。
電話対応ひとつとっても、今ある会社のツールを使いこなせば新人の私でも品質の良い対応できることがあると感じています。
電話対応のマニュアルなどで知識をブラッシュアップと共に、社内のツールを活用してよりよいサービスを提供します。
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