キントーンでスムーズな部門間連携
この記事では当社の開発部と営業部では、「業務依頼」時のコミュニケーションにキントーンを利用していることを紹介しました。お客様からの要望をいただいた際には、まずは営業部はお客様へ「見積り」を提出し、受託した場合には、営業部から開発部へ「業務依頼」という流れになります。これらを経ることで納品物を客様へ提供しています。今日は、「見積り」を紹介します。
「見積り」アプリとは
私たちの仕事は、お客様からの要望を達成することです。
営業では、お客様にヒヤリングをし、ニーズを実現するための方法を提案します。当然「どれぐらいコストが必要？」は、まずお客様が知りたいことなので「見積り」が必要です。パッケージ化された”商品”であればその場で答えますが、カスタマイズしたり機能自体を作成する場合は、営業は、これまでの経験からどれぐらい大変そうかな？と想像しながらの”価格感”は言えても、本当の費用は出せません。。。だから精度を高めるために、開発部に見積もってもらいます。
営業部がお客様から依頼を受けた受託開発を、開発部が開発するための「見積依頼」を管理します。見積りをお客様に伝えてから前回の「業務依頼」ですね。
入力項目
項目の詳細は端折りますが、見積りアプリの特徴的なところは、右上のところには見積りをしてほしいレベルを表す【種別】があるとこです。見積／概算となっていますが、お客様に提示する見積りが実施検討をするうえで必要！というときは、詳細は決まってない、確認はできないことも多いです。そういったときには営業では概算を選んで依頼をします。これがないと、詳細仕様を知りたい開発部に余計な時間をかけさせてしまうからです。こういったところは、キントーンの機能がすごい！でなくて「スムーズな部門間連携」のための使い方ではないかと思います。
プロセス管理
前回の記事でも触れていますが、営業部と開発部のやり取りをスムーズにするうえで重要なものです。「業務依頼」のフローとは異なりますが、これは見積り依頼のフローに合わせるからです。営業からすると、見積りは開発部に見積り依頼内容を正確に伝えて、レベルにあった見積りをお客様に伝えることが目的なので、プロセスが変わってくるのは当然ではあります。
キントーンの導入前後でどうなった？
以前の業務依頼アプリの記事でも記載のある通り、口頭による抜け漏れや連係ミスはなくなりました。また、コメントで、確認すべきことが漏れていると開発部から技術的なコメントがもらえることもありがたいです。
あと個人的には、キントーンのアプリを使ったからという改善ではないですが、アプリに入力するためにはお客様の要望を書きとったメモから文章にしなければならないことから、聞き取れていないこと、曖昧になっていることや矛盾があることに早く気づけるのがいいな！と思ってます。早い段階お客様に再確認ができます。
早くお客様に見積回答するには、早く見積アプリにメモ整理して入力！は大変ですが。。。。
見積りと業務依頼の連携
受託開発では、ざっくりいうと「お客様ニーズヒヤリング」⇒「開発部へ見積依頼」⇒「お客様に見積額回答」⇒「お客様承認」⇒「ご発注」⇒「開発部へ業務依頼」⇒「ご納品」という流れで進んでいきます。
今回記事は「開発部へ見積依頼」、前回記事は「開発部へ業務依頼」でした。お客様とのやり取りを除くと社内で２つのアプリが連携する、つまり業務依頼で対応する見積りが見れるとより便利ですね。
そのために「業務依頼アプリ」ではルックアップを使っています。この設定等は本家に任せますが、ルックアップを設定すると、他のアプリから必要なデータをコピーして取得できます。
今回の流れでいうと、「業務依頼アプリ」に「見積りアプリ」を参照するルックアップを設定すると「見積りアプリ」からさまざまな情報を取得して「業務依頼アプリ」に必要なデータをコピーできます。これで業務依頼で対応する対応する見積りの項目が見れるようになります。
まとめ
キントーンのアプリづくりは、自分たち業務に合わせてデータ項目を作ることはカンタンですし、単体の業務フローも管理できます。また、業務アプリをつなげることもできるので、使い倒せば業務改善の土台になると思います。これがノーコード・ローコードでできるのですから正直脱帽です。
みなさんも使い倒すといいと思いますよ!!
前回記事のまとめを引用すると・・・
もし、キントーン気になっている方がいましたらお声かけください。
デジタル地図専門と言いつつ、キントーンアプリ作成をフォローできます。
※この言い方、気に入ってます！
面白かった方や参考になった方も是非「イイね」お願いします！
