営業事務タスクをGoogleで パート2

「営業事務タスクをGoogleで」の続き

以前の記事「営業事務タスクをGoogle」で紹介いたしましたが、営業事務タスクをGoogleスプレッドシートで見える化し運用しています。

以下のように、タスクの状況、納期など、各メンバーの仕事が共有でき、タスクの抜け漏れもなくなりました。

営業事務体制の強化

2021年9月から営業事務スタッフが1名増え、現在4名体制になりました。

4名が協力し、スプレッドシートのタスクを見ながら業務を行っています。

※写真はイメージです

仕事のバランス

4名で業務を進めるために、仕事のバランスをとる必要があります。
そこで現在持っている仕事量もいつでも簡単に把握したくなりました。

そろそろキントーンへ移行か?とも思いましたが、まずはスプレッドシートで超簡単に実現してみました。
スプレッドシートの「ピボットテーブル」機能を利用してみます。

①担当の持っているタスク数
縦軸:担当、横軸:業務種別と数


②担当の持っているタスク作業時間
縦軸:担当、横軸:業務種別の必要な残時間

使い方はExcelとほぼ同じですね。タスクリストと同期しているのでリアルタイムに状況が見えます。
小さな組織では、少しの工夫で十分なことも多いです。

身近にある道具でも知らない機能があったり、活用できなてないことってありますよね。

「〇〇してみたい」「〇〇したい」を諦めないことが重要だと思います。
自分にとっても、お客様の要望にたいしても諦めずに貪欲に解決していきます。

スプレッドシートの小ネタ「フィルタ」機能

リアルタイムに共有して編集参照できることは便利なのですが、絞り込みや並び替えも共有されてしまいます。

例えば、担当●●のタスクだけ見たい場合です。
この時「フィルタ表示」という機能を使うと便利です。このフィルタ表示は共有されず手元だけフィルタされます。

担当別にフィルタを作っておき、簡単に自分の作業を絞り込んで確認できるようになりました♪

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