”とりあえず”からkintoneアプリ

指差し確認

アプリ利用者として

当社では、既にkintoneを導入しています。自分はアプリ利用ユーザとして、営業から開発への見積依頼アプリや営業支援スタッフへの作業依頼アプリを使ってきました。利用ユーザとして感じていたことは、最も良いところは、パソコンを立ち上げなくても、いつでもどこでも、データを見れるところ、記入できるところでした。まさにクラウドサービスの恩恵です。また、データを簡単に集計できるところもなかなか良いなと思っていました。

ただ、恥ずかしながら、さらなる業務改善にkintoneアプリを使うという気持ちは無かった。。。

会社全体で使っているアプリを使うだけなので、いろんな項目の入力が面倒であっても入力しましたし、顧客管理(CRM)や販売管理は別システムを使い、予算策定や営業実績などの自分の資料づくりではExcelも使って、営業という仕事に関するデータは散在状態でした(業務改善としては放置状態)。

アプリ作成者として

散在状態の改善はできていないこともまだまだ多いですが、自分の部署では少しづつ現場としての業務改善アイデアをkintoneアプリとしています。例えば、kintoneのプロセス管理を使ってスタッフが行う業務管理をできるようにしています。プロセス管理を設定すると、どの状態(ステータス)で、誰(作業者)が、何をする(アクション)かをアプリに追加することができます。そして、ある作業者が次の作業者に依頼するときに通知として知らせることもできます。さらに、その業務は利用者に一覧としても共有され、日常的に見ることができるので、みんなで指差し確認状態で作業忘れ等を防ぐことにも役立ちます。

アプリを作るには、まずは「あたらしくアプリをつくる」から始まりますが、ここではまずは業務に必要なデータ項目を決めるだけです(ここで50%ぐらいは完成した感じです)。そして、実際に業務で利用する役立つアプリに進化させるには、業務のノウハウを「プロセス管理」「アプリの条件通知」「レコードの条件通知」「リマインダーの条件通知」等々に設定しないといけません。

あたらしくアプリをつくる


初めてアプリを作ったときは、いっぱい設定することがあるので正直難しいなと思いました。

でも、これは最初からすべてができていなくても使えるので身構える必要はないです。50%の半完成品でも、まずは使えるので、使いながら利用者の声を聴きながらどんどん修正したり追加することができる!と思うからです(kintone自体もどんどん便利に進化していきますし、正直、まだ知らない機能もあるので、困ったときに調べればいいと今は気楽に考えてます!)。

今後のこと

まず使ってみたい!はじめてみたい!というなら。。。試す価値ありです。

kintoneは道具として見ればそれだけかもしれませんが、kintoneアプリを作ろうとすると、仕事の流れを整理をしたり関わる人の役割を考えたりすることになります。この作業は仕事への意識改革につながっていると思います。ぜひ挑戦してみてください!!!

(そして、自分はkintoneをもっと知り、お客様にも便利なkintoneを勧められるようにならなくては!です)

当社は地図を使ってお客様の業務改善を提案しています。そのためにお客様に役立つ地図の使い方を考えています。地図を使っていただく道具は様々ですが、kintoneからも使える地図にも取り組んでいますので、みなさんの挑戦に地図も使ってみたい!ときはお気軽にお声がけください。

おまけ

2021/9/15に開催された「kintone医療介護福祉ユーザ会」を視聴しました。医療現場ならではの改善アイデアをkintoneで実現して、そして実行できた!を3つ聞きました。医療現場のみならず日頃の業務を良くするアイデアは、誰でも持ってると思います。ただし実現方法は?です。でもkintoneを使って実現した!!です。

やはり、業務改善は現場にアイデアが詰まっています!

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